Un « robo-signer » désigne un employé d'une société de gestion de prêts hypothécaires qui signe des documents juridiques, tels que des affidavits de saisie immobilière, de manière mécanique sans procéder à une vérification appropriée. Au lieu de contrôler l'exactitude des détails de chaque dossier, ces individus ou systèmes logiciels automatisés considèrent les documents comme intrinsèquement corrects et les autorisent automatiquement. Cette pratique contourne de fait la supervision nécessaire aux procédures financières et juridiques.
Ce processus privilégie la rapidité au détriment de la précision, aboutissant souvent à l'approbation en masse de documents pouvant contenir des erreurs ou des informations fausses. Comme les documents ne sont pas inspectés, le système peut engendrer des résultats inéquitables, tels que le refus injustifié de candidats éligibles ou l'approbation inappropriée de dossiers ne répondant pas aux critères de prêt. Ce manque de diligence raisonnable crée des risques importants tant pour l'institution que pour l'emprunteur.
Dans un scénario pratique, une banque pourrait utiliser un « robo-signer » pour traiter des milliers de dossiers de saisie pendant une période de forte activité. Étant donné que le signataire ne vérifie pas les données sous-jacentes, la banque peut soumettre de faux affidavits à un tribunal pour engager une procédure de saisie. Si la pratique est révélée, elle peut entraîner des poursuites judiciaires, l'annulation des procédures de saisie et des mesures disciplinaires à l'encontre des employés impliqués, comme cela a été observé lors de la crise des prêts hypothécaires.