Les frais remboursables sont des dépenses professionnelles qu'un employé règle initialement avec ses fonds personnels et dont l'entreprise assure le remboursement ultérieur. Ces dépenses sont généralement considérées comme courantes et nécessaires à l'exercice des fonctions professionnelles. Si une entreprise ne propose pas de remboursement, ces coûts peuvent parfois être déduits des impôts par l'employé.
Pour obtenir le remboursement, les employés doivent généralement se conformer à la politique de l'entreprise en documentant leurs dépenses et en fournissant des justificatifs d'achat. Cela implique souvent la soumission de reçus ou de rapports détaillés au service comptable. Les exemples courants incluent l'achat de fournitures de bureau comme du papier ou de l'encre, le paiement de frais de déplacement ou la prise en charge de frais Internet dans le cadre du télétravail.
Par exemple, si un commercial utilise son véhicule personnel pour rendre visite à des clients, les sommes dépensées en carburant ou l'usure liée au kilométrage sont souvent éligibles au remboursement. L'employé suit ces coûts et transmet les justificatifs à son employeur. Une fois approuvée, l'entreprise prend en charge la dépense, ce qui lui permet de déduire ce montant en tant que frais professionnels légitimes.