Un plan comptabilisable est un processus formel utilisé par les employeurs pour rembourser les dépenses professionnelles engagées par le personnel sur une base non imposable. Lorsque ces remboursements répondent aux critères spécifiques de l'IRS, les paiements sont exclus du revenu brut de l'employé, ce qui signifie qu'ils ne sont pas soumis à la retenue d'impôt sur le revenu ni à la déclaration sur un formulaire W-2.
Pour être admissible, les dépenses doivent être directement liées aux activités professionnelles et l'employé doit fournir une documentation adéquate pour justifier les coûts. De plus, tout fonds versé à un employé qui dépasse les dépenses réelles engagées doit être restitué à l'employeur dans les 120 jours suivant le décaissement initial. Les employeurs ont la flexibilité de mettre en œuvre des exigences internes plus strictes que celles imposées par l'IRS.
Si une politique de remboursement ne respecte pas ces normes, elle est classée comme un plan non comptabilisable. Dans ce cas, les paiements sont traités comme une rémunération imposable. Par exemple, si un employé reçoit une allocation de déplacement forfaitaire sans avoir à soumettre de reçus ou à restituer les fonds inutilisés, cet argent est considéré comme faisant partie de son salaire imposable et doit être déclaré en conséquence.